FINNS DET VERKLIGEN ORGANISATIONER DÄR PM3 FUNGERAR?

Ni har etablerat pm3 och har kört några år. Det är då en del tvivel och funderingar dyker upp – ”Finns det verkligen organisationer där pm3 fungerar?”

Många organisationer upplever efter ett par år att förvaltningen inte lyfter på det sätt man förväntat sig.  Man frågar sig kanske, finns det någon organisation som fört in pm3 och levt efter den modellen i ett par år och som kan säga att ja, det fungerar jättebra och vi får effekt från portfölj till enstaka förändringsärende. Vi levererar värde med ett tydligt verksamhetsstöd och dessutom lever vi i en värld med precis rätt nivå av kontroll, och har utrymme för innovation.

Självklart finns det! Men, det vanligaste är att man behöver göra justeringar; 

  • av sitt införande
  • sin modell
  • få förvaltningsstyrningen att samverka med andra modeller
  • och skruva på pm3 för att passa den egna organisationen och dess unika förutsättningar.

Vanliga utmaningar är;

  1. Förvaltningslaget arbetar inte som just ett lag. Vi saknar gemensam utgångspunkt och ledaren agerar inte med det självförtroende som krävs för att leda förvaltnings-verksamheten.
  2. Förvaltningsverksamheten har antingen för mycket eller för lite att göra. Vi lyckas inte få till en bra arbetsfördelning och vi får en arbetsbelastning som skapar obalans och frustration. Hur mäter vi egentligen arbetsbelastningen och hur uppskattar vi den totala kapaciteten i förvaltningsverksamheten? Det är ju utifrån den vi kan bedöma vad vi klarar att leverera.
  3. Förvaltningsplanen är för tung.  Den har blivit ett obligatoriskt dokument som vi inte har förmågan att arbeta med och vars värde kan ifrågasättas. Dessutom har vi svårt att ta ”öppna beslut” i lean-anda när vi har planerat en förvaltningsperiod som löper över lång tid. Hur drar vi nytta av lean och hur får vi i praktiken in vår verksamhets- och IT-utveckling i förvaltningen?
  4. Verksamheten är inte i förarsätet. Den ser förvaltningsstyrning som en IT-angelägenhet och ser fortfarande inte värdet. Hur får vi dem att ta ägarskapet och hur ska IT göra för att förstå tillräckligt mycket om verksamheten och dess mål?

Finns det lösningar?

Självklart, men som antagligen redan kan anas ligger nyckeln inte i pm3 utan i förvaltningslagets förmåga att styra sitt arbete och hitta sin plats i förhållande till modeller och metoder. Detta oavsett om det rör sig om prioritering av dagligt arbete, arbetsfördelning eller om att vara en liten men relevant del i en stor portfölj.

Ett enkelt tankesätt i fyra punkter är Princips 4V.

  1. Våga – kliv för en sekund ut ur certifieringar. Släpp modeller och förhållningssätt. Våga vara ledare och kravställare och framförallt, våga erkänn att du inte kan och vet allt, inte ens om ditt eget lag. Sitter du på IT? Se till att lära dig så mycket om din verksamhet som möjligt. Bli bättre än verksamheten på verksamhet, men behåll din ödmjukhet.
  2. Visualisera – visa, kommunicera och fastställ vad förvaltningslaget arbetar med. Identifiera ägarskap, flaskhalsar, storlek på enskilda ärenden och rita förvaltningslagets arbetsflöde. Vem hade för mycket? Vem hade för lite? Vem behöver stöd för att få sina ärenden klara? Hur ökar vi genomflödet? Är vi för spretiga? Visualiseringen ger grunden till en effektiv förvaltningsverksamhet med balanserat fokus på innovation och kontroll.
  3. Värdera – förvaltningsplanen är precis som majoriteten av modellinnehållet, en komponent. Komponenterna utgör grunden, stödet och byggstenarna. Komponenterna är också generiska till sin utformning och sitt syfte och behöver därför anpassas eller i förekommande fall inte användas/användas begränsat. Det finns ingen helig ko i jakten på ett fungerande arbetssätt.
  4. Verksamhetsengagera – är verkligen pm3:s ”affärsmässighet” alltid rätt lösning? Om det största engagemanget ändå finns hos IT, kan ett alternativ till att etablera duala ägar- och ledarroller vara att istället fokusera på fungerande IT-leveransteam där beställaren utgörs av en eller flera starka kravställare? Kan värdeströmmar och produktstyrning vara en annan väg framåt? Lean/agile fungerar bevisligen i förvaltning och det finns alternativ inom Enterprise Agile-världen till den av pm3 föreslagna portföljstyrningen. ”IT ska bli bäst på verksamheten” är ett ledord i en värld där vidmakthållande inte längre har samma relevans.


Kontakta oss idag om du har frågor eller bara vill ta en filosofisk dialog om hur förvaltningsstyrning fungerar i praktiken!







Nyfiken på Principmodellen?

Nyfiken på Principmodellen? Ladda ner en överskådlig modellgrafik!

Principmodellen pdf